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2019-10-12 17:01:24

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怎樣用 Excel 做數據分析才有效?




做數據分析的基礎在于數字的分類比較


上個月的銷售額是 3000 萬日元


在銷售會議上如果你只用這一句話就結束了關于上個月的銷售情況的報告會怎樣呢


然后呢……


上司同事們應該會產生這樣的疑問這樣是萬萬不行的


我們知道了這些數據但是這些數據代表了什么含義


可能有人會對你提出這樣的疑問如果你回答不上來就有必要認真學習商業數據分析的基礎知識


實際上這里有個很大的課題在公司內部累積了各種各樣的數據但在大多數情況下這些數據都沒有得到充分利用因為沒有人知道為了提高收益進行現狀分析設定目標制定計劃應該如何靈活運用這些來之不易的數據所以也無從下手


所謂數字分析的基礎就是分類比較


首先將數據細致拆分到某種程度比如銷售額這種數據可考慮從以下角度進行劃分


  • 按客戶年齡層
  • 按地域劃分
  • 按分公司劃分
  • 按商品劃分
  • 按負責人劃分


接下來將這些拆分后的數字資料與其他數據做對比與某個標準相比是高還是低如果不運用這樣的指標就無從評價這些數據是好是壞


關于這一點有幾個標準解答范例比如做以下說明


上個月的銷售額為 3000 萬與去年同期相比增加了 112%達到目標達成率的 108%


按商品類別來看后A 商品占全體的 70%可以說銷售額大多來自這個商品


因此有必要提高其他商品的比例建立更加穩定的利潤結構


從銷售額減去勞動成本原價等可得到的毛利毛利率等數據驗證這些數據時不僅要從銷售額出發還要以銷售件數為著眼點進行分析這也是非常重要的


像這樣的說明并不是只有掌握了豐富的商業知識與經驗才能做好事先了解工作中需處理的數據的基礎之后利用簡單的除法運算誰都能夠做到


商務工作中分析數據的 3 個基礎指標


但是突然讓你分析商務數據你也不知道如何分析數據資料也不知道應該和什么樣的數據做對比這樣你就會被困在 Excel 的數據中即使花費了大量的時間也無法得到滿意的結果在此希望大家掌握分析商業數據上的三大基礎指標


  • 同比率與去年相比是增加還是減少
  • 預算與實績相比是否達到目標
  • 構成的比率每項各占多少比例


以上無論哪一種都可以用簡單的除法運算計算出來


同比率 ~ 銷售額是增長還是下降


計算公式


同比率 = 今年的數據 ÷ 去年的數據


在企業中評價銷售額成績的第一大指標就是同比率也就是說與去年相比銷售額是增長還是減少的數值


  • 去年的銷售額為 100 萬日元今年的銷售額為 120 萬日元則同比率為 120%數據達標
  • 去年銷售額為 100 萬日元今年銷售額為 90 萬日元則同比率為 90%低于去年


并不是說這個指標一定要超過 100%


銷售額少于去年的話可以對這一數據進行進一步的分析研究同期增長率找出銷售額下降的主要原因當然有時比如由市場變化導致的銷售額下降這種無法明確其中原因的情況也是存在的也有某公司的大客戶公司倒閉導致整體業績下滑這樣問題并不出在自己公司的情況無論是哪一種都能分析出銷售額下滑這一狀況的原因所在這種分析都可以從同比率這種簡單的除法中看出來


分析同比率最重要的一點是同一時期同一期間與去年作比較商務活動十分容易受到季節變動的影響受季節變化節假日影響較大的日本同一款商品在不同季節的銷路都會發生變化季節不同暢銷商品也不一樣因此需要大家思考以下這些問題


  • 檢驗當月的業績 ? 得出環比率
  • 檢驗每 3 個月的業績 ? 得出同比率


有時候可以用與上個月相比銷售額是否有所增長來進行分析比如9 月份游樂場的游客數比上個月下降了 40%這樣的結果因為 8 月份為暑假期間得出這樣的結果并不奇怪但如果與去年的 9 月份相比游客也是大幅減少的話就能夠快速判斷出入園人數其實是在減少這種傾向接下來就可以面向 10 月份想出解決對策付諸行動


達成率 ~ 是否達成目標


計算公式


達成率 = 實際值 ÷ 預期值目標值


所謂達成率預算金額實際金額的比率這里的預算金額就是指目標也就是說達成率表示的是高于還是低于目標金額的指標


預算在達成率中表示目標值而有一些文化企業將預算這個詞作為公司可使用的資金的意思來使用但是預算與實績管理這個詞是商務經營的基本用語預算這個詞本身就含有目標的意思希望大家有所了解


結構比率 ~ 數字明細各占多少比例


計算公式


結構比率 = 部分 ÷ 整體


全公司的銷售總額等整體的統計數據有必要進一步計算出詳細的數據像前文中提到的我們可以從以下的角度進一步分析數據


  • 客戶年齡層
  • 地域
  • 分公司
  • 商品
  • 負責人


以這些標準分析得出的各個構成要素在整體中占有的比例這個比例數字就是結構比率也被稱作份額構成比率由此可以分析出各個要素的貢獻度偏重比例依賴程度等


學會用數據說話


如下這張按負責人劃分的銷售額一覽表


按負責人劃分的銷售額一覽表

圖片

像這樣只看見實際數據只能大概了解每名負責人之間的業績對比做出非常模糊的判斷最多得出這樣的結論


山崎的銷售額是最多的啊


川又的銷售額真是少得可憐


只能用抽象的形容詞來說明


我們經常可以聽到這句話用數據說話增加說服力即使知道每一名銷售人員的銷售額的業績的數據也沒有任何意義用數據說話最為重要的基礎事項在于


實際數據以百分比比率比例表現才是有說服力的數據


試著在這張表中追加每一名負責人的結構比率吧


按負責人劃分的銷售額一覽表中追加各負責人的結構比率

圖片

如此一來大家就會知道每一名負責人銷售額所占比例將數據制作成圖表的話就會一目了然


即使是口頭說明像下面這樣解說的話講話人的說服力聆聽者的理解程度也會截然不同


Before


山崎的銷售額是最多的啊


After


山崎的銷售額構成比占整體的 43%約占整體的一半


最多的這種措辭非常幼稚占整體的 43%這種說法只是將前者轉為帶有百分比數據的表達方式就迅速變成了商務級別的對話級別


當然只是改變表達方式并不是我們的工作了解了這一事實接下來要采取什么行動將獲得的數據作為下一次的計劃行動的根據來使用才是分析數據的重點


必須清楚制作表格的目的


運用這些方法實際分析銷售額的資料如下


按全國各分公司的銷售額得出同比率達成率結構比率的表格

圖片

這是某企業的全國各分公司的銷售額數據這張表格里含有同比率達成率和各分公司在所有分公司的銷售額中所占的比率除了同比率其中還有一個指標表示實際差額——去年差額另外同時比較同比率與達成率以及在表格中添加結構比率這些數據也有重大意義其中最重要的是要明確這些問題


在表格中想要表達什么


制作表格的目的是什么


為何不僅要添加同比率還要添加去年差額


首先在表格中添加同比率以及表示實際差額的去年差額的意義是什么比如說以酒稅區分啤酒為例來看一下首都圈與沖繩的同比率吧


首都圈的同比率為 107%沖繩是 132%首都圈的同比率為 107% 這個數據表示對比去年有所增長可以說是個很好的成績但是與沖繩的 132% 比較后就能得出沖繩比首都圈地區增長得更多的結論另外也會這么想沖繩的銷售人員比首都圈的更加努力因此獲得了比去年更好的成績


這時除同比率的數據外如果設有表示與去年的實際差額的去年差額項目就能從另一個的角度解讀這份資料了確實沖繩地區的銷售額銷售人員在努力增加銷售額所以同比率的數據比較高但是同比率這種表示增長率的指標如果分母小的話那么得出的結果會呈現出大幅增加的狀態因此


對比首都圈與沖繩的銷售額增長度后顯然沖繩地區的銷售人員更為優秀


不能只是說明這點通過對比去年差額這種表示實際差額的數據


首都圈也積累增加了大額交易對全公司的貢獻程度很高


就能夠做出補充說明所以才要追加去年差額這個數據


以百分比表現數據很重要但是反過來說百分比也要和實際數字一同解釋說明利潤率這一指標很重要但比較各企業經營情況的時候不能只比較利潤率同時還應比較利潤額這樣才能做出最正確的判斷


添加同比率 &達成率的理由


在表格中并列添加同比率和達成率是有明確理由的


我們來對比一下首都圈的同比率和達成率吧同比率為 107% 意味著今年的銷售業績超過了去年而達成率的 86% 意味著遠遠未達到預算目標這時就會引出一個疑問


這個目標值預算是否恰當


從而會讓大家反思目標值是不是過高


有些公司會把是否達成預算目標作為評價銷售經理或者銷售部門業績的考核標準那么要采用這樣的指標當然需要設置一個合適的目標值如果設定了無論如何都達不到的目標沒有達到目標就無法得到認可……但人類是情感動物這樣做會打擊員工的積極性


這種情況下作為檢驗目標值是否恰當的方法之一可以比較同比率和達成率也就是說


雖然銷售額同比率為 107%但是這個數字遠遠未達到目標值這是否說明原來設置的目標值過高


這樣就有進一步商量討論的余地了


這時如果只是提出目標值設得過高也沒有任何說服力而通過展現同比率這一指標


雖然同比率達到了 107%卻還是遠遠沒有達到目標值這樣的目標值到底是如何計算出來的呢


這樣就會促使大家進一步討論從而提出合適的目標


為什么要添加結構比率


原則上來說得出的數據并不會出現特別異常的情況擁有巨大市場的首都圈等大城市的結構比率相對較高也是理所應當的事


而在此添加結構比率是為了觀察是否存在結構比率突然增大或突然減少的情況如果平時構成比率并不高的地區的構成比率突然增大


這一地區是不是發生了什么事情會不會存在潛在商機


這一地區的負責人是不是采取了特殊舉措


像這樣進一步調查就能得到新的發現


同時考查實際業績和百分比這一點很重要只看實際業績只看百分比都會引起遺漏或錯誤判斷現狀的問題


將數據資料迅速轉化為表格的技巧


下圖為前文中提到的表格的全貌


前文中的表格全貌

圖片

這張表是根據同一張表內的數據加工工作表中的數據為材料制作的


作為表格的材料的數據加工工作表中數據

圖片

這張表格由 5 個項目構成每一列項目名的單元格中主要有以下項目


  • A 列 ? 表示銷售日期的六位數值
  • B 列 ? 零售商區域
  • C 列 ? 商品代碼
  • D 列 ? 商品名稱
  • E 列 ? 銷售額


也就是說這些數據表示的是在某一段期間內按月份地區商品來分類的銷售額數據但是瀏覽這個放有大量信息的數據表即使我們只能了解某些事實卻還是不能知道整體趨勢和實際業績


那么如果讓你以這個數據為材料分析銷售情況應該從哪里著手呢


首先如果你能立刻想到同比率達成率和結構比率三個基本指標的話就能夠快速開展分析工作


將新的統計標準追加添加到元數據中


我們再確認一下最終表格的結構


縱軸為種類分公司橫軸為按季度分類的 2009 年和 2010 年這兩個年度的項目


但是元數據中卻沒有這些項目


實際上這里需要轉化數據


  • 商品名稱 ? 種類
  • 縣名 ? 分公司
  • 銷售日期 ? 年度季度


具體來說需要在元數據中的作業列中追加轉化后的數據最終元數據會變成下表的狀態


在元數據中追加轉化后的數據

圖片

F 列的種類是參照 C 列的商品代碼輸入的另外G 列的分公司則是參照 B 列的縣名輸入的


以第 2 行的數據為例數據發生了如下轉化


  • 愛知縣 ? 中部
  • 27210786? 發泡酒


為了快速完成這種轉化需要預先制作轉化對應表轉化表比如在其他工作表中制作下圖這樣的表格

圖片

事先制作這樣的變化對應表作為準備材料之后再用 VLOOKUP 函數就可以轉化所有數據


我們來逐個看一下追加轉換后的數據的函數用來制作轉化數據的表格的名稱為變化表


  • F 列種類?=VLOOKUPC2變化表A:C3,0
  • G 列分公司?=VLOOKUPB2變化表E:F2,0
  • H 列年度?=LEFTA2,4
  • I 列?=VALUERIGHT(A2,2)
  • ※只使用 RIGHT 函數的話會得出01這樣的字符串因此作為在 J 列中的 VLOOKUP 函數的第一參數使用時會出現錯誤應用 VALUE 函數將其轉化為數值
  • J 列季度?=VLOOKUPI2變化表H:I2,0
  • K 列KEY?=F2&G2&H2&J2


※用于輸入統計表中的 SUMIF 函數的第一參數檢索范圍


在第 2 行中輸入這些函數然后一直復制到數據最后一行雙擊鼠標就可瞬間完成就能快速轉化數據元數據中沒有的項目可以通過函數自行追加按照自己的想法統計數據這樣一來就整理好了用作材料的數據


請勿使用數據透視表Pivot Table


在 Excel 中有一個方法可以快速統計出數據庫形式的數據那就是數據透視表Pivot Table通過實際的使用案例我們來看一下它有哪些作用


? 選擇需要統計的數據庫表格中的任意一個單元格插入選項卡 ? 點擊數據透視表


? 在下面彈出的創建數據透視表窗口中點擊確定

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這里已經勾選數據透視表選項卡 ?視圖使用歷來數據透視表設定可拖拽格子內的區域的畫面勾選這一選項使用數據透視表時會更加方便


? 在畫面右側會出現選擇的數據庫表項目一覽的字段列表畫面在此勾選零售商區域數據透視表的縱軸就會出現零售商區域

圖片

? 在字段列表中勾選銷售金額就可以按照零售商區域統計金額

圖片

? 接下來將商品代碼的部分拖拽復制至畫面右下方的列區域就可以按照零售商區域商品代碼來統計金額

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像這樣數據透視表可以簡單制作各種統計表格因為其強大的統計功能被認作是制作表格的必備工具在實際工作中經常被使用但它有個很大的漏洞那就是


如果把定期更新的資料為源數據制作成數據透視表就會大大降低制作效率


這一點請務必記住


大家經常犯的錯誤就是不斷使用數據透視表進行匯總然后復制到表格中并且不斷重復這樣的操作這種做法不僅非常沒有效率而且在復制粘貼過程中也非常容易產生錯誤


一旦建立格式就可反復套用


這時從材料數據中制作用函數統計的格式是最好的方法一旦做成這種格式之后只要將材料數據粘貼到固定位置就能夠完成表格


在表格中首先在單元格 J6 中輸入以下匯總公式


=SUMIF(數據加工$K:$K


$A6&$B6&J$5&J$4數據加工$E:$E)


在單元格 J6 中輸入 =SUMIF數據加工$K:$K$A6 &$B6&J$5&J$4數據加工$E:$E

圖片

在第二參數中結合了以下 4 個單元格的數值


  • 單元格 A6啤酒
  • 單元格 B6北海道
  • 單元格 J52009
  • 單元格 J41Q


在單元格 J5 中實際上輸入的是2009這個數值同樣單元格 K5 里也輸入了2001這個數值但是單元格上顯示的卻是2009 年后綴有這個字設置單元格格式?表示格式自定義種類的編輯欄中輸入以下內容就能夠在單元格中顯示這個字


0


但是實際上在單元格中輸入的是20092010這樣的數值而前文中的函數的第二參數就變為了啤酒北海道 20091Q的字符串


第一參數指定的是數據加工工作表中的 K 列這一列中組合了種類分公司年度季度這 4 個字符串也就是說這個公式在進行這樣的處理


  • 數據加工工作表的 K 列
  • 啤酒北海道 20091Q字符串時
  • 統計數據加工工作表 E 列的銷售額總值


將這個 J6 中的公式直接從 J6 復制到 K14 后就能統計出各分公司的年度銷售額

圖片

將單元格 J6 的公式一直復制到 K14


這是將最開始單元格 J6 中的公式一直復制粘貼到 J6K14 的范圍后例如選擇單元格 K9


F2

鍵后就會變成下表中的狀態


單元格 K9 中含有 SUMIF 函數

圖片

第二參數引用了 4 個單元格的 SUMIF 函數但 A9K4 這兩個單元格看上去引用的是空白單元格這里其實使用了一個秘訣


下圖是選中 A 列的狀態選中后各個種類中的啤酒發泡酒不僅直接出現在單元格中同時也以白色文字的狀態存在于 A 列空白位置的單元格中


在 A 列中的文字變為白色

圖片

當然這些文字是作為 SUMIF 的參數輸入到單元格中的但如果所有的單元格中都出現這些文字也會讓人無法看懂表格中的內容所以只保留一個單元格中的文字將其他單元格中的相同文字的字體顏色設置為白色在第 4 行中才采用了相同的處理方法


接下來用 SUMIF 函數統計出總和并在同比率的單元格中加入今年 ÷ 去年的除法公式就可以得出同比率


這時在有同比率的表格中事先設置數值小于 100% 時單元格內文字變紅且加粗這樣的格式就可以像下圖中這樣自動判定計算結果并改變文字格式


通過附帶條件格式將同比率的數值小于 100% 的單元格中的文字設置成紅字且加粗

圖片

然后按照以下的操作順序在其他單元格中填入公式即可完成表格


? 選中啤酒的第一季度1Q范圍Ctrl+C復制

圖片

? 指定粘貼的范圍

圖片

? 按Ctrl+V 粘貼

圖片

如此一來只要在一開始制作自動匯總表的格式就能多次利用也就不用再重復相似的統計工作了通過這個機制只要在數據加工工作表的特定位置粘貼元數據函數就會自動計算數據表格也就制作完成了


這樣1 分鐘就能完成原本需要 2 小時才能完成的工作如果是使用數據透視表的話即使做到天黑制作好的資料也可能會有錯誤根本無法使用


用最少的精力獲得最大成果的帕累托①分析法


為削減經費所付出的努力真的有意義嗎


提高銷售額


減少開支


這二者都是為了提高利潤十分重要的事項但并不是胡亂行動如果把精力浪費在錯誤的對象上即使花費大量的時間和精力也無法獲得滿意的結果最后只能獲得多勞少得的下場這樣不僅降低了生產能力更是增加了多余的時間成本浪費時間嚴重的話也會打擊員工的積極性


比如減少開支大部分的企業認為努力減少不必要的成本本身是件非常有意義的事情但是不要忘記為了減少開支需要花費一定的勞動和時間成本如果為削減成本花掉的時間成本反而超過了削減的部分這樣就本末倒置了像這樣毫無意義地努力削減經費的做法十分不可取我列舉一些至今為止我遇到的實際事例供大家參考


  • 將便利貼裁開使用
  • 利用打印紙的反面
  • 離開座位 10 分鐘以上的話關閉計算機電源
  • 裁切使用過的打印紙當作記事本


這些都是十分花費時間和精力的事情想要通過這些方法削減經費并不能減少很可觀的開支也就是說無法產生新的利益考慮到做這些事情需要花費的人工費用可能還會產生赤字像這種削減成本的工作通常十分無趣生產性也過低也會導致員工的積極性下降


關于削減成本方面經常可以聽到這樣一句話積少成多


我們需要辨別我做的這些工作是否真的能夠積少成多


帕累托法則


帕累托法則是在商務領域中經常會提到的思考方法也叫作80:20 法則它是指


銷售額的 80%是由 20% 的客戶提供的


經費的 80%是由 20% 的員工使用的經費構成的


一言以蔽之假定了一部分的構成要素會給整體帶來巨大影響


通過下面的表格會更加容易理解


按客戶分類的銷售額結構比率

圖片

這是某公司按客戶分類的銷售額結構比率數據做成的圖表客戶分為 AB 兩組表示每組中的客戶數量圖表內為件數和銷售金額的比例


從這張圖表中可以立刻發現一個事實在件數中占比不到 26% 的 A 組客戶卻提供了 80% 的銷售額如果失去或者損失這 26%
的客戶的銷售額的話甚至會達到影響整個公司的經營狀況的程度因此就可以做出建立防止這 26% 的客戶流失采取繼續維持合作關系的戰略這樣的判斷


將帕累托分析法運用于制作圖表的 3 個方法


想要制作出這樣的圖表需要按照以下的 3 個分析手法的順序處理


? 排名分析


首先可以簡單地按照消費金額的大小給客戶排序這時可通過 Excel 的排序功能處理這樣就可以將重要的客戶排在名單的最上方


例如在提交新產品方案的時候可以按照這個順序給客戶打電話如果客戶名單是按姓氏排列的話選擇使用下列的哪一種方法也會大大影響銷售的效率


  • 直接按照順序從上往下依次打電話
  • 先按照消費金額的大小降序排列數據從上往下依次打電話


Excel 的排序功能能夠幫助我們實現從最重要的客戶開始聯絡這樣理所當然的想法


? ABC 分析


按照客戶分類的銷售額數據進行降序排列后計算出每個客戶的消費金額的構成比率在下一頁的表格中單元格 C1 中含有所有客戶的消費金額的總和將 C1
和每位客戶的消費金額做除法可以得出結構比率的數據在單元格 D4 中輸入下列公式一直復制粘貼到最后一行


=C4/$C$1


然后將結構比率相加可以得出累計結構比率


得出每個客戶的消費金額的結構比率

圖片

得出累計結構比率

圖片

像這樣比如就能知道前 3 家客戶公司占了整體銷售額的 50%說明這三家公司是我們重要的客戶為了明確客戶的重要程度將客戶分成若干小組這種分析手法就是 ABC 分析法在此將累計結構比率大于或等于 80% 的客戶分到 A 組小于 80% 的分到 B 組


可用 IF 函數處理這種分類在單元格 F4 中輸入下列公式一直復制粘貼到最后一行就能自動分成 AB 兩組了


=IF(E4


在單元格 F4 中輸入 =IFE4 AB分成 AB 組

圖片

? 帕累托分析

圖片

像這樣將客戶分為 A 等組與 B 等組之后接下來就要計算兩組的交易件數總計金額表格則呈現以下形式


得出 A 組客戶與 B 組客戶的交易件數總計金額


用 COUNTIF 函數計算A 和 B 各有多少個


用 SUMIF 函數得出A 和 B 的總銷售額是多少


得出實際數字后再計算結構比率A 的銷售件數占整體的 26%但銷售額卻占結構比率的 80%而 B 的銷售件數雖然占整體的 74%銷售額的結構比率卻不足 20%將這個結果制作成圖表就會看到前文中的按客戶分類的銷售額結構比率那樣的表


這樣就一目了然了吧對于這家公司來說首先必須維護好 A 組客戶當然也不能忽視 B 組但從優先順序來說應該要對 A 組客戶予以更多的重視從經營戰略角度來說


把提供給 A 組客戶的優惠政策介紹給 B 組客戶可以刺激 B 組客戶的購買欲積極升級到 A 組的等級


而提出這種戰略計劃的根據或分析只需制作一張簡單的 Excel 表格


在削減經費方面也是一樣提取出占據大部分比例的要素后不對癥下藥的話也不會有任何改善如將便利貼裁成一半使用重復利用打印紙的反面等等與其在這種事情上花費大量的時間還不如多找出占整體經費 80% 的支出是什么


社長的租車費用占了很大比例


如果減掉管理層的交際費里面每月的夜總會花銷經費能節省 20%


這樣就能發現一些真正需要改善的地方不要在費力而不見效的事情上花費大量的時間和精力為了明確真正應該付出努力的對象一定要在了解 Excel 的基礎技能的基礎上熟練運用各種分析手法


資金方塊拼圖來理解公司的資金流動


銷售目標為主要課題的企業非常多其實在商務活動中應該重視的數字不只有銷售額利潤也同樣重要


利潤粗略來講就是銷售額減去成本后得到的數字如果銷售額是 100 萬日元但是成本也花去了 100 萬那么利潤就是零


想要增加利潤選擇以下兩種中的其中一種或者二者結合運用但在真實的經營環境下并不一定都會有效果削減經費后卻導致銷售額下滑增加經費也有可能增加利潤


  • 增加銷售額
  • 削減經費


那么為了增加銷售額應該做些什么削減經費又應該做些什么呢


這里介紹給大家一個絕對不會弄錯先后順序的方法那就是下面的資金方塊拼圖通過這張圖可以完全把握公司的資金流動情況

圖片

為了增加公司的現金流和利潤提高銷售額削減經費是最有效的方法


戰略上要明確輕重緩急為了使對策的效果最大化應該從哪方面著手


想要明確改善對象能夠找出占據 80% 的 20% 是什么的帕累托分析法是最有效的方法資金方塊拼圖是西順一郎先生的 STRAC 表為基礎建立的一種思考方法和仁達也先生獲得了原作者的允許將其改良


作為提供商品和服務的等價回報從客戶那里收取費用這就是銷售額 ①


供應商成本材料費外包費等與銷售額呈比例變動的費用需要從銷售額中剔除這一部分費用稱作變動成本


從 ① 的銷售額減去 ② 的變動成本后得到的資金就是 ③毛利


租金人工成本和其他銷售管理成本等變動成本以外的費用稱作固定成本


固定成本大致可分為兩部分人工成本 ⑤ 和其他固定成本


從固定成本中減去毛利得到的剩余資金就是利潤


這些用語與利潤表資產負債表等各種財務表中出現的會計用語多少有些不同例如利潤原本有銷售利潤經常性凈利潤和當期利潤等意思在本書中作簡化說明


如何運用帕累托分析法


這 7 個資金種類中哪種可以運用帕累托分析法處理呢


例如削減固定成本相信這是每家公司都在努力做的事情為了知道應該從固定成本中的哪個經費開始下手可以使用帕累托分析法


如果想不增加固定成本而提高員工薪資的話就要考慮削減人工成本除外的其他固定成本這時削減其他固定成本那個部分就變得尤其重要只要找到效果較大的目標即占據整體 80% 的 20% 的費用項目然后從這個地方開始著手削減經費就事半功倍了


關于變動費用也是一樣如果占據大部分進貨成本的是少數的供貨商和商品的話只要他們稍微降低一些價格就極有可能大幅減少成本 = 增加毛利與不斷地對供貨商提出難以接受的降價要求比起來這個方法無疑是最明智的


當然關于銷售額方面按照客戶商品進行分類后運用 ABC 分析帕累托分析立刻就能找出重點客戶和利潤最大的商品


平均值會說謊


最后還有一件事想告訴大家


幾乎所有關于 Excel 的書或研討會都把導出平均值的 AVERAGE 函數作為一個重要的基礎函數介紹給大家但是在我的 Excel 培訓課上并不會這樣做為什么呢這是因為在制作處理數字數據的資料表格時我認為不應該隨意使用平均值


平均值會說謊


請首先記住這句話


我們在許多場合都會遇到平均值這個指標如考試成績的平均分平均收入知道了平均值再和自己的實際情況作對比隨著數值忽高忽低也或喜或憂


所謂平均值就是所有數值的總和除以全部個數所得出的數值這總會讓人覺得它是所有數值中最中間的數值但是平均值有可能是脫離實際情況的


例如有一家想要在某一地區開展銷售房屋業務的建筑公司要在此區域調查可行的價格范圍于是對當地的人均年收入進行了調研結果得出 600 萬日元于是這家建筑公司做出了這樣的判斷該地區年收入 600 萬日元的人占大多數因此決定以年收入 600 萬日元左右的人群為目標建筑樓盤但實際上當地人們的收入情況有非常明顯的等級差別年收入 900 萬日元的人群年收入 300 萬日元的人群呈兩極分化狀態的確兩者相加除以 2就可以得出平均年收入為 600 萬日元的結果但是實際上并沒有年收入達到 600 萬日元的人群


另外公司一般用到的指標還有平均年收入以此為判斷依據的時候也需要注意乍一看很高的平均年收入數字很有可能是因為一部分中高層管理人員的高額收入拉高了平均值而實際上大部分員工的年收入要遠遠低于平均值


像這樣的例子不在少數請一定注意平均值會有偏離實際情況的風險


統計學中針對這個問題給出了標準差的概念用于了解計算平均值的各個數值的偏差情況但是即使在公司報告說明時使用這個概念即使聽者感覺理解了這部分內容但在實際的商務現場中并一定具有足夠的說服力來實現方案中的內容


遇到在商務文本中使用平均值的情況時如果追問這個平均值是如何得出的很多人會這么回答差不多是這樣之前的負責人算出來的沒有帶著明確的意圖制作資料就會變成這樣這是需要花費自己的寶貴時間與精力的工作這件工作能得到怎樣的成果對這一點要有足夠深刻的認識絕不能隨意地制作商務文本


希望大家能夠牢記工作必需的三大要素自主性責任感全局觀將 Excel 當成武器大幅提高自己的工作能力


①帕累托分析法Paretoanalysis是制定決策的統計方法用于從眾多任務中選擇有限數量的任務以取得顯著的整體效果帕累托分析法使用了帕累托法則關于做 20% 的事可以產生整個工作 80% 的效果的法則


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